Grundlaget for indkøbsaftaler er almindeligvis offentlige udbud i henhold til EU's regler herfor.
I det følgende gives en kort introduktion til udbudslovgivning og brugerinddragelse, indkøbssamarbejder samt hjælpemiddelfaglige kravspecifikationer.
Udbudslovgivning og brugerinddragelse
Offentlige indkøb af hjælpemidler skal ske i henhold til Udbudsloven, som bl.a. implementerer det klassiske udbudsdirektiv i Danmark. Loven omfatter de procedurer, der skal følges ved indkøb af varer over EU’s tærskelværdi.
Udbudsloven
Det klassiske udbudsdirektiv
Når der skal udarbejdes leverandøraftaler skal repræsentanter for brugerne inddrages ved udarbejdelsen af kravspecifikationerne (jf. SEL § 112, stk. 2, og Vejledning om støtte til hjælpemidler og forbrugsgoder (VEJ nr. 10324 af 14/12/2017)).
Reglen om brugerrepræsentation har til formål at inddrage brugernes viden og erfaring om produkterne og den service, der bør knytte sig dertil. Brugerrepræsentanterne skal sikres indflydelse på, hvilke krav der stilles til indholdet i leverandøraftaler, herunder krav til kvalitet, produktsortiment, forsyningssikkerhed, leveringstid, garanti, reklamation, reparation m.v.
Kommunalbestyrelsen er ligeledes forpligtet til at høre Handicaprådet om kravspecifikationerne, jf. retssikkerhedsloven § 37 a, stk. 2.
Indkøbssamarbejder
Indkøb af hjælpemidler ved udbud foregår både ved, at kommuner, enkeltvis, udarbejder en indkøbsaftaler, men også ved, at flere kommuner går sammen i kommunale indkøbsfælleskaber. IKA er en forening af offentlige indkøbere.
IKAs oversigt over eksisterende indkøbsfællesskaber
På nationalt niveau varetager SKI - Staten og Kommunernes Indkøbsservice - udarbejdelsen af indkøbsaftaler på udvalgte hjælpemiddelområder.
SKIs Udbudsoverblik - oversigt over gældende og kommende indkøbsaftaler
Hjælpemiddelfaglige kravspecifikationer
Ved et offentligt udbud på hjælpemiddelområdet udarbejdes en kravspecifikation, der præciserer, hvilke krav hjælpemidlet eller leverandøren skal leve op til for at kunne komme i betragtning. Kravene kan bl.a. omfatte:
- Dokumentation for overholdelse af kravene i forordningen for medicinsk udstyr
- Dokumentation for opfyldelse af krav i specifikke standarder, fx en prøvningsrapport fra et akkrediteret, uvildigt prøvningslaboratorium.
- Mindstekrav til fx mål, brugervægt, indstillingsmuligheder, tilbehør og rengøringsmetoder.
- Specifikation af vurderingsparametre, fx i forhold til indstillingsmuligheder, komfort for bruger, brugervenlighed for bruger, hjælper og depotpersonale.
Som en hjælp til udarbejdelse af kravspecifikationer har Social - og Boligstyrelsen udarbejdet indkøbsskabeloner på 27 produktområder. De enkelte skabeloner kan anvendes som tjekliste eller til inspiration i forbindelse med udarbejdelse af en kravspecifikation på et specifikt produktområde, fx kørestole med aktiv krydsramme eller mobile ståløftere.
Skabelonerne indeholder en ikke-udtømmende liste over egenskaber, som kan være relevante at stille krav til. Desuden indeholder skabelonerne henvisninger til relevante standarder, samt en oversigt over egnet dokumentation for opfyldelse af kravene i kravspecifikationen.
Indkøbsskabeloner på 27 produktområder