”FIT kræver uddannelse, viden og strukturer, der passer til metoden. Men allermest kræver det, at man som leder har et indgående kendskab til FIT, og at man tager ansvaret for implementeringen på sig, hvis metoden skal nå ud i alle hjørner af arbejdspladsen,” fortæller Thomas Bjørn Hansen, leder af Poppelgårdens Familiecenter, som er et af Hvidovre Kommunes tilbud til familier. Her arbejder 24 behandlere med ambulante og forebyggende foranstaltninger til børn, unge og familier med særlige behov.
Thomas Bjørn Hansen, Poppelgården Familiecenter, Hvidovre Kommune
Behov for dokumentation Siden 2012 har familiecentret systematisk arbejdet med FIT efter ønske fra Hvidovre Kommune om øget dokumentation i behandlingen. To af medarbejderne på Poppelgården Familiecenter var allerede på egen hånd i gang med at eksperimentere med FIT, og lederen af familiecentret var også fra start en varm fortaler.
FIT er et dialog- og evalueringsredskab, der sikrer en høj grad af involvering af borgeren – i dette tilfælde barnet eller den unge og dennes forældre. Med to skemaer efterspørges systematisk feedback på, om familien oplever en effekt af behandlingen, og på hvordan barnet eller den unge oplever samarbejdet med medarbejderen. På baggrund af den indhentede feedback justeres indsatsen og samarbejdet.
”Ved at vælge FIT kunne vi leve op til de gryende krav om evidensbaseret praksis,” siger Thomas Bjørn Hansen. ”Vi mente også, at metoden kunne være med til at give familierne en tydeligere stemme i samarbejdet og dermed forbedre familiebehandlingen”.
Skabelse af en feedbackkultur
”FIT handler om at etablere god feedback på alle niveauer i organisationen. Mellem ledelse og medarbejdere, medarbejdere imellem og mellem behandler og de familier, vi arbejder med,” siger Thomas Bjørn Hansen. Men hvordan får man flyttet FIT fra at være en beslutning truffet bag skrivebordet til at blive en praksis, som alle familiebehandlere benytter?
Poppelgården Familiecenter lavede en implementeringsplan, uddannede FIT-nøglepersoner, etablerede interne træningsdage (såkaldte FIT-konferencer) for hele personalet, og endelig deltog lederen aktivt i den styregruppe, der blev nedsat for at have fokus på den forestående implementering.
For at skabe tryghed blandt medarbejderne blev der skabt rum for at tale om FIT-metodens begrænsninger, udfordringer og muligheder. På de første personalemøder drøftede medarbejderne implementeringen af FIT i huset, og medarbejderne blev opfordret til at formulere kritisk feedback.
”Medarbejderne oplevede fra start, at jeg som leder bakkede op omkring FIT og prioriterede FIT-implementeringen,” siger Thomas Bjørn Hansen. ”Jeg har med mit engagement forsøgt at imødegå de skeptiske medarbejdere, der har troet, at FIT var endnu en døgnflue, som ville gå væk, hvis bare de ignorerede metoden”.
Lederen skal klædes på til FIT
Inden implementeringen sørgede lederen af Poppelgården Familiecenter for at blive uddannet i FIT på lige fod med superbrugerne. ”Det gjorde mig i stand til at drøfte de faglige udfordringer, som familiebehandlerne stødte på. Og det gav mig faglig respekt blandt medarbejderne”.
”Mit indgående kendskab til FIT er vigtig for implementeringen. Jeg kan knytte metoden an til den faglige relevans og begrunde, at metoden giver dokumentation til at hjælpe familierne bedre. Og som leder kan jeg udvise den formelle og faglige autoritet, der gør, at familiebehandlerne tager FIT alvorligt,” siger Thomas Bjørn Hansen.
Aftale om brug af data
Det var de skeptiske medarbejdere, der stillede nogle af de vigtige spørgsmål. For hvad skulle data bruges til? Hvem ville få adgang til statistikken, og hvilken betydning ville det få for de sager, den enkelte medarbejder ville få lov til at arbejde med?
”Det blev klart for mig, at det var nødvendigt at tage hånd om bekymringerne,” fortæller Thomas Bjørn Hansen. ”Vi lavede en skriftlig aftale om, at FIT-data ikke ville blive brugt til at straffe eller belønne enkelte medarbejdere. Og at FIT-data ville blive brugt til at vurdere, om det, vi gør, har den bedste effekt, eller om der skal ske justeringer for at opnå den bedste effekt”.
Gradvis implementering
Poppelgården Familiecenter rullede gradvist FIT ud. Nogle få medarbejdere var i starten pionerer, som delte deres erfaring med deres kollegaer.
”Pilotprojektet gjorde det muligt for de meget begejstrede at gå i gang og langsomt inspirere kollegerne på personalemøder, teammøder og FIT-konferencer,” fortæller Thomas Bjørn Hansen.
Lederens tanke var at øge presset for at bruge FIT over tid og samtidig give plads til gradvis læring og til at eksperimentere.
”Skeptikerne blev på den måde langsomt vænnet til brugen af FIT ved at opleve kolleger fortælle om succeserne”. Efter et halvt år fik resten af medarbejderne den grundlæggende uddannelse og viden.
”Fra start har jeg været tydelig omkring, at implementeringen ikke stod til diskussion. Jeg sagde, at jeg havde en forventning om, at alle medarbejdere skulle anvende FIT i minimum tre forløb og derefter i alle nyoprettede forløb”.
At fejle succesfuldt
FIT retter projektøren mod borgerens oplevelse af samarbejdet med behandleren samt oplevelse af behandlingens indhold og effekt. Det har ændret hele arbejdspladsens kultur at arbejde med den systematiske kritiske feedback.
”Vi har aktivt arbejdet med at få en god feedback-kultur. Som leder har det været min opgave at skabe det rum, der legitimerer, at vi taler om det, vi fejler med. At en negativ feedback fra en familie ikke skal ses som et nederlag, men som noget vi kan arbejde fremadrettet med,” siger Thomas Bjørn Hansen. ”Vi taler om at fejle succesfuldt ved systematisk at have opmærksomhed på de sager, vi ikke lykkes med”.
”Når familierne giver negativ feedback, giver det os anledning til at spørge os selv, om der skal laves en justering, skiftes behandler eller skiftes behandlingstilbud, for at hjælpe familierne bedre,” siger Thomas Bjørn Hansen. ”I visse sager giver familiebehandlerne fx en sag videre til en kollega for at opnå et bedre resultat i samarbejdet med borgeren. Det er ny måde for os at arbejde på og kommer til at ændre kulturen på stedet”.
Konstruktiv kritik i FIT-supervisionen
I Poppelgården Familiecenter er der FIT-supervision en gang ugentligt. Her mødes behandlerteams for at give konstruktiv kritik på de akkumulerede FIT-kurver. Tidligere har behandlerne selv udvalgt de sager, hvor de ønskede supervision, nu hjælper FIT-systemet den professionelle til at udvælge de sager, hvor der er manglende progression.
”Det kan virke udfordrende for nogle medarbejdere, at hele teamet ser med på de sager, hvor indsatsen ikke har haft den ønskede effekt. Det kan føles mere naturligt at vise de gode resultater frem”. Thomas Bjørn Hansen understreger vigtigheden af ikke kun at have fokus på de sager, som har en negativ FIT-kurve, men også at huske at vise anerkendelse for de sager, som lykkes.
”Det er en balancegang at huske også at fodre det, der lykkes, for de FIT-strukturer, vi etablerer, har kun blik for den kritiske feedback”.
I øjeblikket eksperimenterer familiecentret med, at behandlerne printer FIT-grafer ud for deres forløb og bytter print med en anden fra supervisionsteamet. De skal så give feedback på hinandens forløb alene ud fra graferne.
Familiecentret benytter FIT i samarbejdet med myndighedspersoner i kommunen ved opstarts- og statusmøder.
”Jeg har et ønske om, at også de henvisende sagsbehandlere bliver kvalificeret til at arbejde med FIT, så vi på bedste vis sammen kan følge op på sagernes progression,” siger Thomas Bjørn Hansen.
Ændringer i organisationen
På det organisatoriske plan har FIT også sat sit aftryk. ”FIT giver mulighed for at holde et vågent øje med de akkumulerede data og at dele data op i faglige bidder, så vi kan monitorere effektiviteten på tværs af fx behandlingstilbud,” fortæller Thomas Bjørn Hansen.
Det har blandt andet bevirket, at Poppelgårdens Familiecenter har omstruktureret, så der nu arbejdes i behandlerteams med højere grad af specialisering end hidtil, hvor alle behandlere varetog en bred vifte af behandlingsopgaver.
”Mange tror, at FIT-systemet er meget simpelt. Men som leder skal man kontinuerligt engagere og motivere til den lange forandringsproces og være indstillet på også at udføre de nødvendige ændringer på det organisatoriske plan,” siger Thomas Bjørn Hansen. ”Til gengæld er FIT alle anstrengelser værd, for metoden sikrer familierne den bedst mulige kvalitet og effekt i behandlingsarbejdet”.
Tekst: Alice Bonnichsen Jensen
Foto: Michael Daugaard