Redskaberne til dette tema finder du i gardinet nederst på siden.
Ledelsestilsynet kan give ledelsen løbende indsigt i kvaliteten i sagsbehandlingen og et grundlag for at udvikle myndighedsopgaverne. Ledelsestilsynet gennemføres typisk af en teamleder eller afdelingsleder og tager udgangspunkt i udvalgte sager, fx en sag pr. sagsbehandler hver måned eller hvert kvartal.
Der bruges forskellige betegnelser for ledelsens løbende opfølgning på sagerne: tilsyn, sagsgennemgang og sagsaudit. Betegnelserne bruges ikke stringent og kan i praksis dække over det samme. I nærværende materiale anvendes begrebet ledelsestilsyn for ledelsens løbende opfølgning på sagerne.
Løbende fokus i ledelsestilsynet
For at ledelsestilsynet kan sikre og bidrage til at udvikle kvaliteten i sagsbehandlingen, er det hensigtsmæssigt, at det bl.a. indbefatter systematisk fokus på:
alle elementer i sagsbehandlingsprocessen, herunder den børnefaglige undersøgelse, handleplanen, krav til dokumentationen, gennemførelsen af børnesamtale og frister for opfølgning m.m.
om de valgte metoder, som fx ICS, anvendes på samme måde af alle sagsbehandlere og i alle sager.
om processer og arbejdsgange i sagsbehandlingen er hensigtsmæssige. På den måde kan ledelsestilsynet bidrage til at sætte fokus på arbejdsgange, kompetencer og/eller redskaber i sagsbehandlingen, der bør udvikles.
Tematiseret ledelsestilsyn
Udover det løbende tilsyn med mere fast indhold er det også relevant at udvælge konkrete fokusområder, som varierer over tid, i et tematiseret ledelsestilsyn. Det kan fx være implementeringen af politisk fastlagte mål, forankring af serviceniveauer og retningslinjer i styringsgrundlaget eller områder, hvor ledelsen vurderer særskilte behov for at løfte kvaliteten i sagsbehandlingen. Eksempelvis ved i ét tilsyn at se nærmere på børnesamtaler, de faglige vurderinger, overholdelse af frister eller opfølgninger.
Mere information herom findes i temaerne under elementet Opfølgning og elementet Styringsgrundlag.
Opfølgning på de politiske mål – arbejder vi i den rigtige retning?
Hvordan fastlægges serviceniveauet?
Hvordan udarbejdes retningslinjer for sagsbehandlingen?
Ledelsestilsynet kan også sætte særligt fokus på et eller flere trin i sagsbehandlingsprocessen, jf. figuren. Det kan fx være afgørelsen eller sagsopfølgningen.
Figuren viser faserne i en børne- og ungesag
Fastlæggelse af processen for ledelsestilsynet
Tilrettelæggelse af processen for ledelsestilsynet afhænger af formålet med at gennemføre ledelsestilsynet. Ledelsens konkrete tilrettelæggelse af processen har betydning for, hvordan tilsynet bidrager til at styrke og udvikle kvaliteten i sagsbehandlingen, sagsbehandlernes oplevelse af kontrol mv., jf. vejledningen til ledelsestilsyn.
Vejledning til ledelsestilsyn
Når der tages stilling til tilrettelæggelsen af processen, er det, under hensyntagen til de lokale forhold i kommunen, blandt andet relevant at fastlægge:
hvor mange sager der skal gennemgås. Her er det vigtigt at sikre, at alle sagstyper og sagsbehandlere er omfattet af ledelsestilsynet over tid.
hvordan sagerne skal gennemgås og efter hvilke kriterier. Her kan der hentes hjælp i skabelonen til ledelsestilsyn i denne redskabskasse.
Skabelon til ledelsestilsyn
hvem der skal gennemføre ledelsestilsynet, og hvornår og hvor hyppigt det gennemføres.
hvordan resultaterne skal anvendes i forhold til den enkelte sagsbehandler, for det enkelte team og på tværs af teams og eventuelt også i forhold til øvrige relevante aktører, fx fagudvalget. Det er i den forbindelse relevant at tage stilling til, hvordan kommunikationen om resultaterne konkret tilrettelægges.
Vejledning til ledelsestilsyn
hvordan resultaterne kan anvendes til opfølgning, læring og udvikling i både den daglige sparring, ledelsesmæssige og faglige drøftelser, understøttelse af forankring og implementering af mål, metoder el.lign. og i forbindelse med egentlig kompetenceudvikling. Dette er nærmere behandlet under elementet Faglig udvikling, hvori der findes konkret inspiration til processen for anvendelse af ledelsesinformation til faglig udvikling.
Hvordan der skabes læring gennem det daglige arbejde
om der er behov for at sætte yderligere fokus på udvalgte elementer. Det kan ske ved at supplere opfølgningen med, om sagsbehandlingen lever op til lovkravene og sker på en hensigtsmæssig måde i forhold til mål, metoder, retningslinjer, ressourceanvendelse mv. Ledelsens supplering af opfølgningen kan med fordel tilrettelægges gennem et mere dybdegående ledelsestilsyn inden for udvalgte temaer. Der kan findes inspiration til, hvordan ledelsen kan tilrettelægge tematiseret ledelsestilsyn i vejledning til tematiseret ledelsestilsyn.
Vejledning til tematiseret ledelsestilsyn
Anvendelse til kvalitetsudvikling og -kontrol
Tilsynet kan for teamledelsen være en anledning til at identificere behov for faglig udvikling i teamet. Dette uddybes i elementet Faglig udvikling.
Faglig udvikling i faglig ledelse og styring
For den administrative og politiske topledelse kan ledelsestilsynet bidrage med få udvalgte nøgletal til ledelsesinformationen – blandt andet som opfølgning på politiske mål. Dette er fokus i elementet Ledelsesinformation.
Ledelsesinformation i faglig ledelse og styring
På den måde kan ledelsestilsynet på samme tid have både et kontrolelement og – når ledelsen bruger tilsynet systematisk til læring – et stærkt udviklingselement. Udviklingselementet kan bl.a. styrkes ved at dykke dybere ned i, hvordan udvalgte temaer kan kvalitetsudvikles, dvs. et tematiseret ledelsestilsyn.
Redskaber
Her følger fire redskaber til at understøtte sammenhæng mellem retningslinjer og praksis i sagsbehandlingen.