Samlet set skal opfølgningsaktiviteten sikre, at der er et løbende overblik over udviklingen i sagsbehandlingen, indsatsen og økonomien. Samtidig skal opfølgningsaktiviteterne give viden om, hvorvidt der opnås de ønskede resultater for børn og unge med særlige behov og hvorvidt de politiske målsætninger indfries. Herudover er det ofte – afhængigt af kommunens organisering og fokus – også relevant at følge op på indsatsen på tværs af afdelinger og forvaltninger.
Planlægningen og tilrettelæggelsen skal afspejle, hvad ledelsen gerne vil opnå med opfølgningsarbejdet. Det handler fx om, at der skal ske en grundlæggende kvalitetssikring, men det kan også handle om, at kvaliteten i sagsbehandlingen skal løftes, at der ønskes højere grad af fokus på resultaterne for borgerne, at der holdes hånd i hanke med implementeringen af de aktiviteter, der skal udmønte politiske prioriteringer, mv.
Trin i tilrettelæggelse af opfølgning
Tilrettelæggelsen af opfølgningen indeholder en række trin, herunder at:
klarlægge formålet med opfølgningsaktiviteterne (fx faglig udvikling, kvalitetssikring, implementering). sikre sammenhæng med opfølgning i andre afdelinger/forvaltninger. fastlægge, hvem der udfører opfølgningen (fx den faglige leder eller en økonomimedarbejder). fastlægge, hvordan resultaterne af opfølgningsarbejdet formidles til og anvendes af de forskellige modtagere – det politiske niveau, forvaltningsledelsen, afdelings- og teamledelsen og sagsbehandlerne. Dette behandles også i elementet om ledelsesinformation. beslutte, hvor ofte og hvornår opfølgningen skal ske.
Anvendelse af resultater fra opfølgningen
Det er vigtigt, at resultaterne af opfølgningsaktiviteterne bruges målrettet til løbende at styrke og udvikle sagsbehandlingen, indsatsen og ressourceanvendelsen og ultimativt effekterne for børn og unge med særlige behov.
Derfor skal der tages stilling til, hvordan resultaterne af opfølgningen konkret skal bruges i forhold til tilbagemelding til den enkelte medarbejder, tilbagemelding til teams, dialogen i ledergruppen og i forbindelse med den løbende gennemførelse af kompetenceudvikling. Opfølgningen kan også have konsekvenser for organiseringen på området, arbejdsgange og metoder samt udviklingen i budgetter m.m.
Årshjul for opfølgning
For at skabe overblik i opfølgningen over de forskellige typer information og processer, der skal gennemføres, kan det være en fordel for den faglige ledelse at udarbejde et årshjul, der giver et samlet overblik, jf. eksemplet her på siden, hvor kadencen for flere typer af opfølgning er illustreret, herunder forskellige fokuspunkter i ledelsestilsynet over året. Eksempelvis i form af et tematiseret ledelsestilsyn.
Figuren viser et årshjul - klik for at forstørre
Årshjulet kan også kobles til opfølgning på andre områder, så fx anvendelsen af budgettet ses i sammenhæng på tværs af eksempelvis almenområdet og området for børn og unge med særlige behov. Det er også oplagt at følge op på resultater, indsatser og økonomi på tværs af forvaltninger – fx for familier, der modtager indsatser flere steder. Herudover kan det være relevant at følge op i forhold til en mere langsigtet udvikling, fx om unge med særlige behov får en ungdomsuddannelse.
Årshjulet kan også tydeliggøre relevansen af opfølgningen – at resultaterne faktisk anvendes – og dermed gøre opfølgningsarbejdet meningsfuldt og vedkommende for de ledere og medarbejdere, der er involveret.