Redskaberne til dette tema finder du i gardinet nederst på siden.
Ledelsesinformation er kun anvendelig, hvis det er den rigtige information, der leveres til de rigtige modtagere på det rigtige tidspunkt og på den rette måde. Præsentation af data handler altså om både målgruppe, timing og form. Det er derfor væsentligt at tænke eksplicit i formidling af informationerne, så disse reelt bliver anvendt af de forskellige målgrupper – og dermed skaber værdi for organisationen. Ledelsesinformationerne skal formidles på en overskuelig, pædagogisk og anvendelsesorienteret form, som klæder modtagerne på til at træffe beslutninger og udføre disse i dagligdagen.
Genkendelig formidling
Når ledelsen – eventuelt i samråd med fagudvalget – træffer beslutning om formidlingsformen, kan det være relevant at tage udgangspunkt i de skabeloner og formater, der allerede anvendes på tværs i kommunen. Eksempelvis vil den politiske og administrative topledelse ofte modtage ledelsesinformation på flere forvaltningsområder eller ved den generelle opfølgning på økonomien, hvorfor en vis ensretning kan være relevant. Omvendt kan en form, der i højere grad lægger sig op ad skærmbilleder fra sagsoverblik i fagsystemer, være mere relevant for medarbejderne.
Det kan også være relevant at overveje, hvordan formidlingen af ledelsesinformation for børn og unge med særlige behov kobles til ledelsesinformation på andre områder, fx kvalitetsrapporten på skoleområdet.
Forklaringer og dialog understøtter anvendelse
Samtidig er det væsentligt for anvendelsen af ledelsesinformationen, at data følges af en forklaring på eventuelle udsving, handlinger, som det giver anledning til at iværksætte, eller lignende. Eksempelvis vil den politiske og administrative topledelse have brug for supplerende tekst og eventuelt grafik, som er detaljeret på udsvinget, mens en teamleder sammen med medarbejderne ofte fokuserer på handlingerne, som udsvinget giver anledning til at iværksætte. Forklaringen vil derfor kunne variere alt efter modtagergruppe.
Det er væsentlig at overveje – i dialog med modtagerne – om der er behov for at supplere den skriftlige ledelsesinformation med andre processer. Eksempelvis mundtlige oplæg, temamøder med fokus på udvalgte områder i ledelsesinformationen, fx den forebyggende indsats i myndighedsarbejdet eller resultatdokumentation. Læs mere i elementet Opfølgning.
Opfølgning på resultater – hvad kommer der ud af indsatserne?
De understøttende aktiviteter har til formål at bidrage til modtagernes anvendelse af ledelsesinformationen og kan med fordel sætte fokus på læring og den fremadrettede udvikling af området.
Evaluering og justering af formidling
Det er hensigtsmæssigt med passende mellemrum at evaluere på, om modtagerne kan anvende alle dele af ledelsesinformationen, og om formidlingen imødekommer modtagergruppens anvendelsesbehov. Det kan dog være en god idé, at formidlingen til den enkelte modtagergruppe ikke hele tiden ændres, da modtagerne så bruger unødig tid på form fremfor indhold. Det kan derfor være godt at samle op på ændringer og så implementere ændringerne på én gang. Den ændrede ledelsesinformation kan med fordel formidles sammen med en beskrivelse til modtagergruppen af, hvilke ændringer der er foretaget.
Redskaber
Her følger to redskaber til brug for formidling af ledelsesinformation.