Ledelsesinformation giver viden, som understøtter udviklingen af området for børn og unge med særlige behov. Ledelsesinformation kan belyse tendenser, udfordringer og muligheder, fx i forbindelse med overvejelser om nye metoder, indsatser eller arbejdsgange, samt give viden om status på målrealisering, særlige kritiske forudsætninger eller lignende. Ledelsesinformation kan dække både behovet for løbende information om ”tingenes tilstand” og mere ad hoc-information til fx evalueringer eller analyser.
I redskaberne om ledelsesinformation er der fokus på den løbende ledelsesinformation, som i udgangspunktet er fastlagt for en given periode. Eksempelvis for et år i forhold til mål i budgettet eller for fire år i forhold til mål i den sammenhængende børne- og ungepolitik.
Behov for ledelsesinformation
Når ledelsesinformation anvendes til at dække behov for viden, er der risiko for, at behovet for information kan være umætteligt, og at der kan ske ”overinformering”. Samtidig er der også en risiko for, at vigtig information drukner, hvis mængden af ledelsesinformationen bliver meget omfattende. Det er derfor væsentligt, at ledelsesinformation ikke kun designes med fokus på, hvad der kunne være rart at vide – det vil sige det umiddelbart oplevede behov – men også med fokus på, hvordan ledelsesinformationen kan og skal anvendes, det vil sige det nødvendige behov.
Anvendelse af ledelsesinformation
Behovet for og anvendelsen af ledelsesinformation varierer, alt efter hvilket mål og hvilken rolle, der varetages. Eksempelvis skal fagudvalget anvende ledelsesinformationen til at varetage deres ansvar for den overordnede udvikling og prioritering på området for børn og unge med særlige behov. Omvendt skal fx sagsbehandleren anvende ledelsesinformation i forbindelse med styringen af sine sager og til at understøtte tilrettelæggelsen af indsatser og sætte mål for udvikling for det enkelte barn eller ung m.m. Ledelsesinformationen skal altså målrettes modtagernes behov og anvendelse.
Ledelsesinformation, som løbende skal understøtte informerede vurderinger og beslutninger hos forskellige modtagergrupper, skal være rettidig, bygge på data af god kvalitet og være så entydig som muligt i sit tolkningsrum. Samtidig kan behovene for ledelsesinformation også ændre sig over tid, når eksempelvis der kommer ny viden om, hvad der virker, ny lovgivning, nye resultatmål eller ændrede budgetmæssige rammer.
Ledelsesinformationen anvendes til at finde ud af, hvad vi gør, hvordan vi anvender ressourcerne, og hvad der kommer ud af indsatsen på kort og lang sigt. Ledelsesinformation er således en kilde til at skabe såvel informerede beslutninger om udviklingen fremadrettet som løbende information og fokus på kvaliteten i sagsbehandlingen og i indsatsen.
Ledelsesinformation med udgangspunkt i mål og indsatsområder
Ledelsesinformation kan tage udgangspunkt i kommunens mål på området for børn og unge med særlige behov – hvad ønsker vi at opnå? Der kan her også være tale om mål, der går på tværs af områder og forvaltninger. Ledelsesinformation bør dog have fokus på at følge den løbende udvikling i både administration, indsatser, målgrupper, resultater og økonomi – også selvom der ikke er formuleret specifikke mål herfor.
Med udgangspunkt i de valgte fokuspunkter og mål defineres data, der kan belyse, om målene opnås – altså kan dokumentere, hvad organisationen gør i praksis. Data analyseres, og det belyses her, om målene opnås, og endelig tages der stilling til, om der eventuelt er behov for justeringer i mål, sagsbehandling, indsatser m.m. Som illustreret i figuren fortsætter denne proces i en kvalitets- eller læringscirkel.